Cómo verificar a un proveedor antes de pagarle
La mayoría de los problemas con proveedores se detectan en treinta segundos, antes de transferir el dinero. El obstáculo no es la dificultad: es que casi nadie lo hace.
Uno: que el RUC exista y corresponda
Suena obvio, pero es donde aparecen los primeros hallazgos. Consulta el número que figura en la cotización o en la factura y verifica que la razón social devuelta sea exactamente la empresa con la que estás negociando.
Un nombre comercial distinto de la razón social es normal y no es motivo de alarma por sí solo. Lo que sí es una señal es que el RUC devuelva una empresa sin ninguna relación con lo que te dijeron.
Dos: que el estado sea activo
Una empresa dada de baja no debería emitir comprobantes. Si el estado es baja de oficio, baja definitiva o suspensión temporal, hay algo que aclarar antes de continuar.
Tres: que la condición sea habido
Es la verificación con mayor impacto tributario y la que más se omite. Un proveedor no habido genera contingencias sobre el crédito fiscal y el gasto de quien recibe sus facturas.
Cuatro: que el tipo de contribuyente cuadre
Si el contrato es con una empresa pero el RUC empieza en 10, estás tratando con una persona natural. No siempre es un problema, pero cambia el análisis de riesgo y conviene saberlo antes de firmar, no después.
Cinco: que el domicilio tenga sentido
El domicilio fiscal declarado no siempre coincide con el local comercial, y eso es legítimo. Pero si una empresa que dice tener una planta industrial declara como domicilio fiscal un departamento en otra región, vale la pena preguntar.
Para operaciones recurrentes
La verificación no es un trámite de una sola vez. El estado y la condición cambian: una empresa activa y habida en enero puede estar no habida en julio. Para proveedores frecuentes, revisar periódicamente cuesta poco y evita descubrir el problema durante una fiscalización.
Preguntas frecuentes
¿Qué debo revisar antes de pagar a un proveedor nuevo?
Que el RUC exista, que el estado sea activo, que la condición sea habido y que la razón social coincida con la del contrato y la factura.
¿Basta con que el RUC exista?
No. Un RUC puede existir y estar dado de baja. Existir y estar operativo son cosas distintas.
¿Cada cuánto debo repetir la verificación?
Para proveedores recurrentes conviene revisarlo periódicamente, porque el estado y la condición cambian con el tiempo.